Kurt Langballe

MØDET
- som arbejdsform i hjemmeplejen

Indholdsfortegnelse

FORORD
HVAD ER MØDETS KVALITETER
HVAD ER KRAVENE TIL MØDET SOM ARBEJDSFORM
HVORDAN FORBEREDES MØDET
HVORDAN GENNEMFØRES MØDET
MØDET MED BRUGERNE
KOMMUNIKATION AF MØDETS RESULTATER
EPILOG

Forord
Omlægning og decentralisering af arbejdsopgaverne i kommunerne har resulteret i, at mange opgaver med deraf følgende ansvar og kompetence er blevet spredt i hele den kommunale organisation. Antallet af beslutningstagere er samtidig vokset betydeligt, da mange opgaver er delegeret til den enkelte ansat for at skabe det bedst mulige resultat i det direkte samspil med borgerne.

Samtidig med decentraliseringen er der sket en glidende overgang fra et regelstyret system til et mål- og rammestyret system baseret på målsætninger, aftalte værdier og etiske principper, hvor brugerens/borgerens behov og ønsker er målet for indsatsen.

Denne udvikling er en udfordring til de ansatte med hensyn til arbejdsmetoder både i det direkte arbejde med og for borgerne, men også i det forberedende arbejde, hvor handlemulighederne skal afklares.

Netop det at klarlægge handlemulighederne er blevet en opgave for de mange "nye" beslutningstagere. Vejen frem til at vælge mellem de mange muligheder går hen over mange møder. Det gælder både mødet mellem to eller flere deltagere og selve mødet med borgeren, som ofte er en aktiv part i den endelige beslutning

Det er denne publikations mission, at vise nye veje til bedre møder, og skabe mulighed for at MØDET udvikler sig til en arbejdsform, som alle deltagere kan få mere udbytte af.

Publikationen er målrettet de ansatte i hjemmeplejen/kommunens ældreområde, hvor mødet anvendes som et handlings-afklarende redskab, og hvor mødet formes af mødedeltagerne i forhold til de opgaver, som mødet skal løse.

Det er forfatterens vision, at mødet som arbejdsform vil udvikle sig i takt med decentra-liseringen og informationsteknologiens hastige fremmarch.

I en tid hvor information og viden vil være tilgængelig for alle, vokser behovet for afvejning, sortering og udvælgelse, men også for nyskabelse ved sammenstilling af alle mulighederne på nye måder. Og mødet er et vigtigt redskab i denne proces.

Silkeborg, november 2002
Kurt langballe


Hvad er mødets kvaliteter
Mødet har et dårligt image. Hvem har ikke hørt udsagn som: "Møder, møder og atter møder - hvad skal vi med alle de møder"?

Denne reaktion høres ofte - og især, når talen drejer sig om, hvor travlt vi har, og hvor svært vi har ved at nå det hele. Så bruges mødet som syndebuk. Eller når vi har deltaget i møder, hvor udbyttet var ringe.

Men fortjener mødet det?

Er mødet ikke en arbejdsform, der er lige så vigtig som det at sagsbehandle og at hjælpe ældre osv.? Kan vi undlade at holde alle disse møder, og så koncentrere os om: "at lave noget"?

• Hvad er problemet med disse møder?
• Hvorfor deltager vi i møder, hvis vi ikke føler vi har udbytte af dem?
• Hvem og hvad er møder til for?

Et møde er ikke kun et møde. Et møde er en arbejdsform.

Der er selvfølgelig ikke tale om det tilfældige møde mellem mennesker på gaden eller i bussen, men om det nødvendige møde mellem mennesker til løsning af en opgave.

Mødet er en god arbejdsform, fordi mødet er det “sted”, hvor forskellige menneskers viden, erfaringer og synspunkter kan gøres aktive i bestræbelserne på at fastlægge og nå et fælles mål, og hvor deltagerne kan skabe en fælles viden om en konkret opgave, som en eller flere af deltagerne skal løse.

Det, at hver enkelt deltagers viden, erfaringer og synspunkter gøres aktive, betyder ikke, at de blot bringes til kundskab for hinanden, men at de anvendes i en proces, som skaber indsigt og danner grundlag for justering af hver enkelts viden, som kan resultere i “ny viden” - dvs. ny indsigt i eksisterende viden og dermed nye synspunkter.

Eller som en mine tidligere kolleger siger det: Det drejer sig om, at indtryk kommer til udtryk i en sådan form og styrke, at de giver aftryk.

Det er på mødet, at deltagernes værdigrundlag sammenholdes med institutionens/ afdelingens værdigrundlag, og hvor de fælles værdier kan udmøntes i valg af etiske og der-med acceptable handlemuligheder.

Det er på mødet de forskellige faglige verdener kan åbnes op for hinanden og bringes til at virke sammen i det tværfaglige arbejde til opfyldelse af kravet om helhed i løsningerne i forhold til borgerne.

Det er på mødet brugeren/borgeren kan deltage aktivt i varetagelsen af såvel sine egne som de fælles interesser, og hvor “myndigheden” f.eks. visitator og borgeren kan afdække og diskutere handlegrundlaget samt klargøre og fastlægge ansvar og kompetence for det videre forløb.

Det er i den forbindelse vigtigt at fastslå, at der sjældent kun er én løsning, men mange, og at valg af løsning skal være i overensstemmelse med:

• målet for opgaven
• de politiske og faglige målsætninger
• det aftalte værdigrundlag
• de lovgivningsmæssige og økonomiske rammer

Mødet er ikke egnet til at træffe beslutninger, når beslutningskompetencen er henlagt til enkeltpersoner, som de ofte er ved serviceopgaver, men mødet er anvendeligt til:

• at afdække eller skabe muligheder
• at indgå aftaler og synliggøre kompetencer
• at kvalificere grundlaget for efterfølgende beslutninger

De aftaler, der indgås på et møde betragtes i denne sammenhæng ikke som beslutninger, men som grundlag for en eller flere beslutninger, som såvel brugeren som den ansatte skal træffe. Beslutninger træffes af enkeltpersoner. Aftaler indgås mellem flere personer.


Hvad kan mødet bruges til
Den decentralisering der har fundet sted - og som fortsætter i hvert fald for så vidt angår serviceopgaverne - indebærer en langt større grad af selvstændig opgavevaretagelse end tidligere set i den offentlige sektor. Den enkelte medarbejder skal kunne agere på detaljen, men ud fra en sammenhæng med helheden.

Faste regler og instruktioner for opgavens varetagelse kan ikke fastlægges på forhånd, men må løbende afklares i dialog med kolleger, brugere og ledelse. Og dette sker bedst i mødeform.

En arbejdsmetode der bygger på:

• fælles værdier i forhold til brugerne
• fælles værdier i samspillet med kolleger
• fælles værdier for varetagelsen af ledelsesopgaver
• vedtagne politiske og faglige målsætninger

nødvendiggør en løbende dialog.

Værdierne er konstant under forandring blandt andet som følge af den hurtige videnskabelse, der finder sted over hele kloden, og som følge af de etiske diskussioner vi nødvendigvis må tage om, hvad - af alt det vi kan lave, som vi skal lave - og hvad vi finder bedst.

Målsætningerne må konstant efterprøves, når de omsættes til handlinger, og vi bliver bekendt med virkningerne, ellers kan målsætningerne risikere at udvikle sig til regler, hvor resultatet bliver regelstyring - altså: hvad vi må og ikke må, og ikke som det er målstyringens ide: hvad vi skal og hvad vi kan.

Behovet for møder og for - bedre møder - vil vokse støt, og mødet vil blive manges redskab til:

• at blive afklaret med sin egen opgavevaretagelse
• at skaffe sig viden om den/de opgaver der skal løses
• at involvere andre i opgaveløsningen
• at invitere brugeren til aktiv deltagelse
• at øge kvaliteten af opgaveløsningerne

Alle opgaveansvarlige skal kunne indkalde både ledere, stabsmedarbejdere og andre kolleger til møde, og mødet vil ofte kun være et af mange sammenhængende led i en problemløsningsproces frem mod det endelige resultat.

De forventede gevinster ved et møde skal selvfølgelig stå i et rimeligt forhold til de ressourcer, der anvendes på mødet, men det må på den anden side heller ikke begrænse den nødvendige brug af mødet som arbejdsform, især når der er tale om problemløsning.

Værdien af valg af arbejdsmetode kan ikke altid bestemmes på forhånd, ja, ofte fremkommer værdien først på et senere tidspunkt, og mange gange kan den slet ikke opgøres præcist i forhold til de enkelte elementer, der er anvendt. Sådan er det med processer og andre "bløde" redskaber, men det betyder netop, at man nøje skal overveje, om mødet er den rigtige arbejdsform i det konkrete tilfælde.

HUSK:
• mødet er et vigtigt redskab
• mødet er et skabelsesforum  
• mødet er velegnet til dialog
• mødet er energi-givende og dermed værdifuldt
• mødet er ikke et universalinstrument, der kan løse alle problemer


Hvad er kravene til mødet som arbejdsform
Når det er afklaret, at mødet er den bedste arbejdsform på vejen til løsningen af en opgave, så skal den der ønsker et møde afholdt om en opgave eller et problem, meget grundigt overveje:

• hvilket formål har mødet
• hvilken viden skal der tilføres på mødet
• hvilke deltagere kan bidrage til løsning af opgaven
• hvilken form skal mødet have
• hvilket mødested, tidspunkt og hvilken tidsramme vil være bedst

Er der for eksempel tale om et personalemøde, skal hver enkelt mødedeltager i god tid forud for mødet være orienteret om:

• hvem indkalder til møde
• hvem indkaldes til mødet
• hvorfor indkaldes til mødet og er der mødepligt!
• hvad er (for)målet med mødet
• hvad kan mødedeltagerne gøre på mødet
- kan de aftale en politik
- eller en praksis
- eller inviteres de kun til udveksling af synspunkter
• bliver der taget referat af mødet og hvem modtager referatet
• hvad er næste skridt

Den enkelte mødedeltager skal naturligvis være indstillet på at arbejde for målet med mødet og ikke kun sit eget personlige mål. En forudsætning for at det kan lade sig gøre er, at mødeindkalderen har udsendt en fyldestgørende mødeindkaldelse eller givet en grundig indføring i mødeformålet ved mødets start. En anden forudsætning er at mødedeltageren er indstillet på samarbejde, har forståelse for nødvendigheden af en aktiv indsats og kan se et personligt og fælles udbytte af sin deltagelse.

En vigtig forudsætning herfor er selvfølgelig, om mødedeltageren er ansvarlig for det samlede resultat eller kun ansvarlig for sin egen indsats på mødet og et godt samspil med de øvrige deltagere. Det vil klart være fremmende for en aktiv og spontan deltagelse, at mødeindkalderen tager det fulde ansvar for, hvordan hun vil handle på og med mødets resultater.

I den forbindelse vil jeg give 3 gode råd til mødedeltagere:

“Deltag aldrig i et møde, hvor du ikke ved, hvad du skal - hvilken rolle der er din eller er tiltænkt dig, på eller efter mødet. Hvis du ikke ved forespørgsel til mødeindkalderen kan få et tilfredsstillende svar på, hvorfor du er indkaldt - så send afbud og giv din forklaring for afbudet.”

“Hav egen kalender med til mødet og foretag en grundig vurdering af tidsanvendelsen til rådighed for efteropgaverne.”

”Sørg for at andre aftaler, som du måtte have med de øvrige mødedeltagere, er klaret inden mødet, så du ikke fristes til lige at klare dem også, når I nu alligevel mødes. Intet er mere irriterende end at mødet forstyrres af sådanne - for mødet irrelevante - samtaler.”

Uanset mødets formål, det planlagte indhold og forløb samt det forventede resultat, skal mødeindkalderen være forberedt på, at når mennesker mødes, så sker der ofte (og meget gerne) mere end det, der er planlagt. Den proces der igangsættes, når kommunikationen kommer godt i gang, kan ingen på forhånd kende den fulde virkning af, og derfor er det et krav til mødet som arbejdsform, at skabelsesprocessen understøttes og næres, så der sikres den fornødne dynamik i mødeafviklingen.

HUSK:
• Er mødet den rigtige arbejdsform?
• Kender alle deltagerne formål, mål og forventningerne til deres deltagelse?
• Alle er ansvarlige for et godt mødeforløb
• Mødeindkalder er ansvarlig for at handle på mødets resultat
• Skriftligt materiale skal være udsendt med mødeindkaldelsen
• Mødet er vigtigt, ellers ville du jo ikke være deltager


Hvordan forberedes mødet
Som nævnt er det vigtigt, at mødeindkaldelsen giver en afklaring af formål, behov og mødedeltagernes opgaver på mødet og efter mødet samt en vejledende tidsramme for mødet.

Opgaver som mødeledelse og fælles mødereferering skal være aftalt på forhånd, så de der har disse opgaver kan forberede sig herpå og koncentrere sig om dette på mødet.

Det bør nøje overvejes, hvilket formål en fælles mødereferering skal have. Det vil kvalificere mødet, at den enkelte selv gør sig sine notater, og at der ved hvert dagsordenpunkt eller ved mødets afslutning aftales en fælles konklusion.

Ligeledes skal en eventuel fælles information fra mødet til de relevante andre være aftalt på forhånd, således at denne opgave kan afvikles umiddelbart efter mødet og inden den enkelte deltager refererer videre i sin egen organisation.

Mødeindkalderen skal inden mødet forberede sig grundigt på:

• hvordan opgaven skal fremlægges
• hvilke rammer der er gavnlige for den proces, der skal finde sted
• om det er en rimelig ressourceanvendelse i forhold til opgavens størrelse og vigtighed

Det er vigtigt at mødelederen gør sig klart om deltagerne er:

• en nødvendighed
• en ønskelighed
• en bekvemmelighed

- og at deltagerne bliver gjort bekendt hermed, så de selv kan tage stilling til, om de vil deltage.

Ved eventuelle afbud fra en eller flere mødedeltagere kan ovennævnte sondring være bestemmende for, om mødet skal aflyses eller gennemføres. Mødedeltagerne er selvfølgelig ligeværdige, men nogle kan være vigtigere end andre i kraft af deres særlige viden og talenter. Husk at informere alle, hvis mødet aflyses - også til de der sendte afbud!

Alle mødedeltagerne skal i god tid forud for mødet være grundigt orienteret om:

• hvad er formålet med mødet
• hvad forventes der af dem på mødet
• hvad forventes der efterfølgende af dem
• hvilken sammenhæng er der til deres egne opgaver, altså hvilket fælles mål skal forfølges

Den enkelte mødedeltager skal også have kendskab til, hvem de andre mødedeltagere er, og hvad der forventes af dem osv.

Et møde er en vigtig sag, ellers ville mødet ikke blive indkaldt, og derfor er det vigtigt at hver enkelt forbereder sig grundigt til hvert møde, altså sætter god tid af til forberedelse og efterbehandling og dermed også forbereder sig på eventuelle efterfølgende opgaver som følger af mødet, hvis størrelse/omfang og vigtighed måske først kan kendes endeligt på mødet.

HUSK:
• planlæg mødet grundigt
• overvej din deltagelse
• sikrer dig, at du er velinformeret om din rolle
• forbered dig på mødets indhold og udvikling
• gør dig klart, hvad du kan påtage dig af opgaver


Hvordan gennemføres mødet
Når mennesker mødes kan det uventede ske, og det er vel kernen i det at mødes. Der skal ske en udvikling - ikke kun en bekræftelse, af det vi ved i forvejen, eller som vi kan skaffe os viden om ved at læse og lytte til information.

For at skabe mulighed for denne ønskede udvikling, er det ikke altid et mål:

• at mødet skal afvikles inden for en bestemt tid
- omvendt skal der selvfølgelig være aftalt en vejledende tidsramme

• at den enkelte skal udtrykke sig kortfattet
- omvendt kan lange udredninger forstyrre koncentrationen

• at der skal skabes enighed
- og det er vigtigt, at det fremgår af mødeformålet.

Det er også vigtigt:

• at mødet ledes dynamisk
• at mødelederen til fulde kender mål og formål med mødet samt de enkelte deltageres rolle i mødet
• at sætte tid af til evaluering af mødet, således
• at den enkelte deltager kan få mulighed at udtrykke sin oplevelse med deltagelsen herunder eget udbytte
• at mødeindkalderen giver sin umiddelbare tilkendegivelse af, om målet med mødet er nået og
• at mødeindkalderen informerer deltagerne om sine overvejelser for de næste skridt i opgaveløsningen

Alle mødedeltagerne er ansvarlige for mødets forløb (ikke for mødets resultat) og må til stadighed søge at kvalificere processen for at optimere udbyttet i forhold til målet.

Vi har alle forskellige måder, at udtrykke os på:

• nogen holder lange taler
• andre har lavet skriftlige indlæg
• flere har brug for overheadfremviser, flipover, tavle og dias

Mødelederen må sikre, at mødelokalet er egnet til disse forskellige udtryksformer.

Mødelederen leder mødet dynamisk. Han må sikre, at den energi, der skabes af de enkelte deltageres indlæg og replikker næres og stimuleres ved, at mødelederen resumerer og lægger an til nye vinkler på diskussionen og udfordrer mødedeltagerne, så der sker en konstant udvikling indtil det tidspunkt, hvor der skal ske en afslutning og en samlet resumering af mødeforløbet. I den forbindelse er det vigtigt at mødelederen er opmærksom på at skabe plads til, at alle kan komme til orde.


Hvordan kommer mødet i gang
Alt afhængig af mødeformålet kan følgende metoder anvendes til at få “hul på mødet”:

• bordet rundt  - hver enkelt deltager får ordet efter tur
• efter anmodning - deltagerne markerer til mødelederen og får ordet efter tur
• tidsstyring  - hver deltager får en afmålt tid at tale i
• udpegning  - mødelederen udvælger deltagerne på skift efter formålet med deres deltagelse
• brainstorm - deltagerne udtrykker i stikord deres synspunkter på emnet og noterer dem på en flipover
- der gives ingen kommentarer eller vurderinger, men alle lader sig stimulere og inspirere til nye udsagn
- efter et på forhånd fastsat tidsrum bearbejdes de nedskrevne udsagn efter en anden metode, f.eks. tematisering og prioritering
• rollespil  - deltagerne aftaler en rollefordeling og afspiller en aktuel eller forventet problemstilling, hvorefter det diskuteres, om problemet er kommet nærmere sin løsning

Der er intet til hinder for, at flere af metoderne kan anvendes på det samme møde, men formen skulle gerne bringe mødet frem til en afslutning/afrunding, der efterlader mødeindkalder og mødedeltagerne i en tilstand, der giver dem oplevelsen af, at det var noget værd.

For at lære af mødes forløb bør der afsættes mindst 10 minutter til en evaluering af mødet, hvor mødeindkalderen/mødelederen giver mødedeltagerne mulighed for spontane kommentarer om deres oplevelse af mødet og deres egen rolle under mødet.

HUSK:
• mødets resultat er ligefrem proportionalt med din aktive deltagelse
• respekter de spilleregler I aftaler
• ingen skal overtales, men alle skal oplyses
• lad mødet udvikle sig


Mødet med brugerne
I det individuelle møde med brugeren er det vigtigt, at den ansatte til stadighed arbejder for og ud fra, at borgeren er ansvarlig for sig selv, men har krav på at blive oplyst, vejledt og i visse situationer rådgivet om sine rettigheder og muligheder.

Det er også brugerens ret, selv at formulere og vælge løsning på sine behov/ønsker, når disse ikke er forskrevet i lovgivningen eller de lokale politiske beslutninger. Og brugeren har krav på at få sine valg respekteret, selv om valgene efter den ansattes opfattelse ikke giver brugeren den optimale behovsopfyldelse. Her forudsættes selvfølgelig, at brugeren er i stand til at tage vare på sig selv (selv om det ikke er helt så enkelt at vurdere i alle tilfælde).

Den ansatte er selvfølgelig berettiget til at give udtryk for sin opfattelse, men vælger brugeren på trods af dette en anden løsning, som ikke strider mod vedtagne regler, så er brugerens løsning rigtig.

Brugeren er selv ansvarlig for sit valg. Den ansatte er kun ansvarlig for sin oplysning og evt. råd og vejledning.


Brugermøder
Ud over det individuelle møde med brugeren, vil det ofte være formålstjenligt at mødes med flere brugere ad gangen for at tage brugerne med på råd eller overdrage nogle af opgaverne til dem.

Når brugerne tages med på råd, gøres det for at yde en bedre service til brugerne. Det kan f.eks. være ved at lave mere fleksible åbningstider på en institution eller ved at gennemføre en brugerundersøgelse der afdækker brugernes ønsker og behov. Brugerne deltager ikke i beslutninger, men giver deres mening til kende.

Hvis vi vil overdrage opgaver til brugerne, bliver brugerne tillagt en større grad af ansvar. Brugerne involveres i beslutninger og i udførelsen gennem brugerindflydelse og brugerinddragelse.

• Brugerindflydelse betyder, at brugerne bliver tillagt egentlig beslutningskompetence på nærmere bestemte områder og vilkår og der kan opstå en form for brugerdemokrati.

• Brugerinddragelse handler om, at brugerne stiller deres arbejdskraft til rådighed ved løsningen af en opgave. Det kan være en opgave, der før blev løst af det offentlige, eller det kan være en opgave som ingen før har taget sig af.

• Brugerinddragelse kan være en form for selvforvaltning, hvor brugerne får en pose penge til at tilrettelægge deres eget servicetilbud.

Sådanne møder med brugerne kan være i form af egentlige brugerråd, arbejdsgrupper eller et høringsforum:

Brugerråd indgår i et samspil med ledelse og medarbejdere på området og kan derigen-nem skabe et servicetilbud, der er i størst mulig overensstemmelse med brugernes ønsker og behov.

Et brugerråd vil som udgangspunkt være rådgivende, men kan tillægges en egentlig beslutningskompetence og ansvar for udførelsen af nærmere bestemte opgaver i tilknyt-ning til det servicetilbud der er tale om.

Arbejdsgrupper kan være et forum, som har til opgave at komme med forslag og idéer til udviklingen inden for det område, gruppen beskæftiger sig med og inden for rammerne af det kommissorium der er aftalt. En arbejdsgruppe er en meget fleksibel arbejdsform, hvor kræfterne kan bruges på idéer og forslag i stedet for procedurer og for-malia. Når tidsfristen udløber er arbejdsgruppen opløst.  

Et høringsforum kan dannes ad hoc, dvs. når der er behov for at få diskuteret et bestemt tema eller en særlig problemstilling. Formålet er at få en dialog i gang med interessenter på området og derved udvikle nye forslag og idéer. Deltagerne kan være borgere, brugere, organisationer og institutioner, men et høringsforum kan i princippet være åbent for alle interesserede.


Hvordan griber man et brugermøde an
Alt afhængig af mødets indhold og omfang skal flere af spørgsmålene i nedenstående checkliste afklares:

• Hvordan påbegyndes sagen om afholdelse af et brugermøde.
• Hvilke beslutninger skal træffes og af hvem for at komme i gang.
• Hvordan tilvejebringes eventuel nødvendig økonomi.
• Hvem kan være ankermand for mødet.
• Hvor og hvornår kan mødet holdes.

• Hvem skal deltage i mødet.
• Hvordan henvender man sig til dem, der skal indbydes.
• Hvilken information skal de indbudte have på forhånd.
• Hvad inviteres der til - information? - drøftelse? - indgåelse af aftaler?
• Skal der serveres noget til mødet, og hvem sørger for det.

• Hvad skal der siges på mødet, og hvem skal sige det.
• Lav et program for mødet med tids- og indholdsangivelse.
• Hvilke hjælpemidler skal være til stede.
• Skal der være mulighed for diskussion og hvordan
• Hvordan kan mødeoplægget påvirkes.

• Hvem sørger for at programmet følges.
• Hvem tager eventuelt referat.
• Hvem styrer indlæg og drøftelser.
• Hvem drager konklusion af mødet.
• Hvordan afsluttes mødet, og hvordan følges mødet op.

• Hvem skal orienteres om mødets forløb.
• Skal der udsendes referat til deltagerne.
• Har mødet rejst spørgsmål, som skal afklares efterfølgende og
• hvem tager sig af det
• Hvilke erfaringer fra dette møde skal påvirke næste møde.

Velforberedte møder med brugerne kan være særdeles givende, og det er ikke et sjældent resultat, at ansatte og brugere opnår en uvurderlig indsigt i og forståelse for hinandens hensigter og situation til stor gavn for de efterfølgende handlinger.

Brugermøder er selvfølgelig heller ikke uproblematiske.

Mange brugere forstår ikke de muligheder politikerne har givet dem, når opgaveløsningen er decentraliseret og styret af mål og rammer, og derfor vil der ofte være brugere, der finder, at det hele er spild af tid, når der ikke er politikere til stede til at garantere for beslutningsprocessen.

Men offentligt ansatte er ikke uvante med at være det bindende led mellem politikkerne og borgerne, og viser man brugerne/borgerne tillid og holder det man lover, så vil også de kritiske brugere være at finde blandt de aktive deltagere i det lokale demokrati.

HUSK:
• Brugeren er chef, du er tjener
• Aftaler er bedre end beslutninger
• Åbenhed og ærlighed skaber tillid
• Demokrati er tidskrævende


Kommunikation af mødets resultater
Mødedeltagerne er borte fra deres faste plads i organisationen, når de er til møde. Sådan er det oftest, og det bemærkes af kolleger og kunder. For at det kan accepteres og forstås som et kvalificeret bidrag til den fælles varetagelse af opgaverne, må mødedeltageren naturligvis efterlade god besked til sine kolleger om:

• hvem der fungerer i hendes sted
• hvornår hun kommer tilbage
• hvad resultatet af mødet har været for hende
• resultatet har virkning for arbejdspladsen

Hvis det aftales på mødet, at der skal udarbejdes referat, og at referatet skal bruges til at informere kolleger, så må mødedeltageren oplyse sine kolleger herom. På mødet skal det i givet fald være aftalt, hvem der udarbejder referatet og hvornår det vil kunne foreligge. Lad det altid fremgå af referatet, hvem det er sendt til. Særligt hvis det sendes til andre end mødedeltagerne.

Resultatet af mødet kan også være, at man ønsker at sætte en debat i gang om et konkret emne, som berører alle på arbejdspladsen, og som man ønsker, at den enkelte mødedeltager skal tage initiativ til at få drøftet med sine kolleger. Det er så op til mødedeltageren at aftale tid, form og sted for sådan en drøftelse

- og hvordan det gribes an, kan hun læse om i denne lille publikation!


Epilog
Mødet er en vigtig arbejdsform, når mennesker skal samarbejde om at skabe resultater til gavn for mennesker.

Mødet opfylder kravene til direkte samspil mellem de berørte parter og giver mulighed for et resultat, der er et produkt af de berørte parters aktion inden for de rammer, der er givet eller aftalt, og hvor ingen taber, men alle “vinder” og ligeværdigheden mellem parterne er bevaret.

Det kan i den forbindelse være vigtigt at tænke på, at:

• den rigtige beslutning er den beslutning, der iværksætter de handlinger, der fører frem til det ønskede resultat

• de rigtige handlinger, er de handlinger, der er etisk forsvarlige, og som uden unødvendige omkostninger fører til det ønskede resultat

• det rigtige resultat, er det resultat, der opfylder det i fællesskab fastsatte mål.

Det vil også være gavnligt at erindre sig at:

• Den ansatte har et fagligt ansvar for at løse opgaven og skal gøre det inden for de rammer og ressourcer der er stillet til rådighed. Ingen andre kan påtage sig det faglige ansvar, og den ansatte må loyalt løse opgaverne fagligt forsvarligt.

• Politikerne har ansvaret for at der stilles de fornødne rammer og ressourcer til rådig-hed for de opgaver, som de ønsker og har besluttet at få løst. Er rammer og ressourcer ikke tilstrækkelige må politikerne øge dem eller foretage en prioritering.

• Den administrative ledelse har ansvaret for en effektiv og rationel opgaveløsning. Og denne skal blandt andet ske ved anvendelse af den tilstedeværende faglighed, de anviste ressourcer og inden for de lovgivningsmæssige og lokalt vedtagne politiske rammer.

• Borgerne har krav på en individuel og kvalitativ service, for borgerne er det eneste reelle mål for den offentlige sektors virke, og derfor de eneste, der fortjener deres behov og ønsker vurderet ud fra både et politisk og et fagligt synspunkt i en proces, hvor de selv kan deltage og udvikle sig -


Og det sker bedst i mødeform